La optimización es clave para convertirse en una persona productiva y un profesional resolutivo. Por eso queremos que conozcas algunos métodos de organización optimizada que te pueden ayudar en tu vida, tanto personal como laboral.
Recuerda que, sin una organización clara y preestablecida, será complicado llegar a todo cuanto queremos. Al final, el día tiene 24 horas y hemos de optimizarlas sumando tiempo libre, sueño y descanso adecuados, buena alimentación, algo de ejercicio… De lo contrario, iremos cuesta abajo y sin frenos, como dice el popular dicho.
Una organización óptima debería contar con una serie de factores clave. A juicio de un buen número de profesionales, constará de:
En cualquier caso, hoy en día contamos con una lista enorme de métodos de productividad personal que podemos aplicar a nivel profesional, en nuestra empresa, en nuestro día a día, en el hogar, etc.
A continuación, mostramos esta completa lista:
Son las siglas de Getting Things Done. Fue creado por David Allen y es un método integral que se basa en los principios de recopilar, procesar, organizar, revisar y hacer. Es uno de los más célebres y eficientes del momento. Es cerrado, consistente y de los más eficaces que se conocen.
Las siglas de Zen To Done esconden un método simplificado del GTD propuesto por Leo Babauta. Es sencillo, eficiente y recomendable.
El propio Leo Babauta creó un método minimalista a colación del anterior, que todavía lo simplifica más a través de cuatro pasos fáciles: capturar, procesar, planificar y hacer con enfoque.
Promovido por Jaír Amores, es un método integral que consta de tres pasos: capturar, analizar y revisar. Es sencillo, adaptable, sin lista de tareas y muy completo.
Escrito y propuesto por Luis González, facilita una combinación del Time Blocking y el GTD, que incluye descargable para la programación.
El autor es Miguel Franco, que versiona el GTD en esta opción llamada Mi Cuaderno de Organización Escolar, y que facilita una gestión de actividades escolares adaptable al campo profesional y personal.
También se conoce como BuJo, es obra de Ryder Carroll y es un método que usa un cuaderno en el que se incluyen índices, registros, colecciones y migraciones. Igualmente simplifica a través de viñetas y símbolos.
Entre los métodos de organización optimizada destaca este AF4 creado por Mark Forster. Si bien no es integral, ayuda a avanzar en las tareas. Requiere de libreta y bolígrafo y de priorización en función de la dificultad de cada actividad.
Obra de Chris Kyle, es un método de organización optimizada integral que mezcla las metodologías ya expuestas de BuJo y GTD. Con un cuaderno dividimos diversos apartados entre VAULT, departamento para proyectos, LIVE LIST, que implica las tareas y fechas concretas, y DUMP, donde va todo lo demás.
Ideado por Tiago Forte, se centra en organizar información por proyectos, y también por archivos, recursos y áreas. Por tanto, es combinable con otros procesos organizativos.
Un método no integral que ha ideado el autor Niklas Luhmann, y que se centra en organizar la información en forma de notas. También se puede combinar con otras metodologías interesantes.
Entre los métodos de organización optimizada destaca este ideado por Berto Pena que se centra en la creación de dos listas: una para entradas y otra para salidas.
Lejos de lo que indica su nombre, es un método integral ideado por David Santaolalla que consta de cuatro pasos clave: la captura, el análisis, la organización y la solución. Es similar a la metodología CAR.
Ideado por Dai Clegg, es un método de priorización. Es decir, costa de diversas categorías, entre las que destacan lo que se debe tener, lo que se debería tener, lo que se podría tener y lo que no se tendrá.
Es un método organizativo creado por Joaquín Peña que se basa en el enfoque. Consta de una planificación agilizada que requiere de filtrado y logro de objetivos.
Este es uno de los métodos de organización optimizada más interesantes. Está creado por Agustín Peralt y es muy completo. Se basa en el Foco, la Atención, la sistematización y la utilización de la Energía.
También recibe el nombre de MMP. Está creado por la empresa Making Innovation SLU y se compone de una objetivación de la organización de toda actividad, tanto a nivel grupal como individual. Busca lograr que cada persona optimice el tiempo por medio de una secuencia que se compone de anotación, planeamiento, producción y análisis.
Diseñado por Bartolomé Bañolas, se traduce como ser una hormiga. Es decir, estructurar la organización de tareas y recordatorios contando con una agenda planificadora propia adaptada a todo sistema.
Un método obra de Jesús Bedmar que se considera integral y que funciona en torno a tres sistemas que actúan como contenedores y que implican la acción, el evento y la información.
Diseñado por Marc Andreessen, no es un método integral, pero sí implica anotar todo cuanto se hace acabada la jornada, para centrarse en los logros y la medición del progreso.
Es un método no integral creado por Jerry Seinfeld. Genera rachas diarias que se aplican a actividades varias y que requieren de una correcta base de motivación y de hábitos.
Este es uno de los métodos de organización optimizada que destaca por su sencillez. Es obra de Jay Shirley y se compone de tres tareas básicas, que se revisan al acabar el día para analizar sensaciones y logros.
Un método obra de Sam Carpenter que se basa en el cronotipo, averiguando las horas del día en que se es más productivo.
Creado por Rita Alonso, se centra en cuatro premisas básicas: el para qué, el disfrute del proceso, el aprendizaje y la flexibilidad. Entre los pasos destacan la priorización, la fijación de objetivos, la planificación y del desarrollo del plan.
Diseñado por Iago Fraga, es un método integral que abarca un complejo sistema que incluye aspectos como productividad personal, objetivos, estrategias, ejecución e infraestructuras.
Obra de Aritz Urresti, su objetivo es la priorización. Incluye cinco pasos, que son el para qué, la detección de importancias, el plan, los hábitos y la definición.
Obra de Ivy Lee, incluye la redacción por orden de importancia de seis tareas, que se realizarán en ese mismo orden.
Es diseño de Walter A. Shewhart y Edwards Deming, y consiste en crear una estructura de cuatro pasos que implica planificación, acción, verificación y actuación.
Un método no integral atribuido a Steven Covey. Se le llama también de cuadrante importante-urgente y discrimina ciertas tareas. El resultado implica la acción, la delegación, la planificación y la eliminación.
Lo hemos comentado al comienzo de este artículo. No se sabe quién es su creador, pero sí que, pese a no ser integral, permite una útil organización de las tareas en forma de bloques. Dichos bloques son temporales y no se atienen a normativas concretas. De hecho, es el autor el que decide qué sentido lógico les da según sus necesidades y comodidades.
Un método integral propuesto por Sally McGhee que se asemeja notablemente al GTD. En este caso se centra en el uso de herramientas de Outlook con especial centralización en el calendario para definir objetivos y flujos de trabajo.
Vamos ahora con un método ideado por Michael Linenberger que se centra en el uso del servicio de Outlook, igual que el anterior. Aquí versamos en torno a tres tipos de tareas, que son las que se hacen hoy con urgencia en la sección Critical Now, las que pueden esperar en Opportunity Now y las que se pueden postergar durante 10 o más días en Over the Horizon.
Un método que han promovido Midge y Kevin Crenshaw y que sí que se considera integral. Combina el GTD como una especie de matriz central desde la que se definen los propósitos. Luego, se añaden tareas simplificadas y revisiones semanales.
Vamos ahora con un método creado por Tony Robbins que también recibe el nombre de RPM. Se trata de la concentración de cuando se ha de hacer en la respuesta de tres cuestiones: ¿qué se quiere hacer?, ¿con qué propósito?, y si realmente se necesita hacer. Para ello cuenta con su propio planificador.
Continuamos con un método propuesto por JD Meier que se basa en la programación de software que es conocido como Ágiles. Cuenta con ayuda y gestión de energías, priorizando las tareas más complejas y usando reglas de objetivos para días, semanas, meses y años.
Es un método que implementó la empresa Toyota para sus empleados. Se basa en la gestión tipo japonesa centrada en los principios de clasificación, orden, limpieza, estandarización y disciplina. Se usa sobre todo en entornos organizaciones profesionales, aunque mucha gente lo utiliza para sus propios proyectos personales.
Otro método aportado por la empresa Toyota que procede del entorno nipón y que se aplica en entornos corporativos, aunque, como en el caso anterior, se usa para toda clase de proyectos y que es muy famoso. También cuenta con herramienta propia y única y tiene seis principios que se implantan en diversos tableros en los que se visualizan los flujos de trabajo.
También conocido como Método Titán, está diseñado por Ruben Lhasa y es una fórmula que se centra en la planificación inversa. Se usa mucho en los ámbitos educativos y se centra en la creación de objetivos finales de largo plazo para comprender los criterios de progreso por medio de una planificación diaria. Incluye rituales, listas y calendarios y se puede combinar con otras muchas metodologías.
Creado por Belén Canalejo, es una fórmula no integral que se orienta a mujeres en la mediana edad. Se configura a través de 12 técnicas de productividad que incluyen otras metodologías aquí listadas, como el Time Blocking o la matriz de Eisenhower. Incluye espacio para el establecimiento de objetivos, para dibujar con estilo y para combinarlo con cualquier otra fórmula de este grupo que te presentamos.
Estos son algunos de los muchísimos métodos de organización optimizada para profesionales que se han diseñado a lo largo de los años, y que te podemos ofrecer gracias a los expertos de Efectivida. Pero no son los únicos. Podemos nombrar más, por ejemplo:
Y así podríamos seguir con un largo, larguísimo etcétera. No obstante, si quieres optar por una ayuda profesional que te sirva para encontrar tu metodología perfecta y personalizada, podrías optar por contar con un coach que encuentre en ti esas habilidades y competencias que tal vez tú ahora no ves.
Considera siempre estos métodos de organización optimizada para profesionales para que te ayuden a gestionar mejor tu tiempo y tus tareas. Y si notas que te falta algo más, empieza por usar el coaching contactando con los muchos expertos que puedes encontrar en esta plataforma.
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