Delegar tareas no solo es necesario, es eficaz, es productivo y, en definitiva, mejora la calidad final de todo proceso, trabajo, producto o servicio.
Por eso, a partir de aquí, si no tienes claro cómo delegar tareas, te vamos a explicar por qué es tan importante y, sobre todo, cómo hacerlo de manera eficiente.
Así que, si eres de esas personas que creen que para que algo salga bien tienen que hacerlo todo ellas mismas, tal vez aquí te podamos hacer cambiar de idea para que sepas cómo conjugar un equipo de trabajo eficiente, productivo y, sobre todo, motivado y con los conocimientos y las habilidades suficientes para hacer su parte.
Hablamos de tareas, pero también de funciones. ¿Qué se logra con ello? Los beneficios son múltiples. Conocemos algunos de los más interesantes.
Las sobrecargas de trabajo suelen ir acompañadas de estrés, ansiedad, malestar general e incluso problemas físicos como dolores de cabeza o musculares e incluso malestar general.
Si apuestas por jornadas maratonianas en las que tú haces todo sin dejar que otros aporten, lo pagas tú con tu falta de tiempo libre, tu falta de energía, tu falta de claridad en las ideas, etc.
Además, también permite que los procesos sean más ágiles. No es lo mismo que en una cadena de producción trabaje una persona a que lo hagan varias. Así pues, todo va más rápido, fluido y con una productividad más elevada.
El trabajo en equipo también logra que todos los integrantes del grupo crezcan a todos los niveles, sobre todo desde un punto de vista profesional. Así, cada vez tendrán más experiencia y conocimientos, por lo que se podrán acometer procesos más complejos, ambiciosos y completos.
Cuanto mejor sea el equipo con el que cuentas, mayor productividad tendrá tu empresa. Eso significa que tratas con personal cualificado y motivado capaz de dar el máximo en cada proyecto. En resumen, se obtiene un producto mejor y se logra un negocio más exitoso y reconocido.
Como decimos, todo lo que acabamos de comentar desemboca en un producto o un servicio de máxima calidad. Este detalle será entendido por la clientela, que aumentará en número, y también en satisfacción.
Al delegar tareas, además, te conviertes en un líder, no en un jefe. Así conectas mejor con las personas a tu cargo, las motivas y las conoces más, de manera que puedas extraer lo bueno que puede tener cada una. Es decir, las relaciones son más productivas y aportan valor añadido al ambiente de trabajo.
Así pues, podrás obtener todos estos conocimientos y experiencias con algo tan fácil como delegar tareas y actividades a las que tú no puedes llegar o que sabes que hay gente en tu plantilla que podría hacer mejor que tú porque está más especializada.
Pero, para obtener estos beneficios, primero hay que saber delegar en los demás. Dividir méritos, reconocer el valor de cuanto hace cada uno y lograr un crecimiento funcional y sostenido.
Así que, antes de comenzar con la delegación, hay que preguntarse si realmente sabemos hacerlo. Para ello hacen falta conocimientos, pero también habilidades que, no obstante, se pueden adquirir a través de la formación.
Todo ello redundará en ventajas psicológicas, productividad elevada y una mayor cohesión del grupo.
Delegar tareas es mucho más que transmitir responsabilidades. Como decimos, hay que dividir méritos para lograr a su vez que los empleados crezcan a nivel personal y profesional.
Por lo tanto, conocer la correcta atribución de tareas es la mejor manera de lograr un crecimiento estable y sostenido.
Además, como líder, no se puede pensar que se está perdiendo autoridad. Esos temores son infundados, y propios del jefe de la antigua escuela, que cree que debe ser quien haga todo para demostrar su utilidad para la empresa y sentirse indispensable y útil.
Pero no es así. De hecho, el líder ha de abandonar esos temores infundados y rara vez justificados para aspirar a un equilibrio adecuado distribuyendo responsabilidades y tareas de forma certera y con el equilibrio óptimo.
Recordemos, además, que cuanto más se intenta abarcar, peor suelen salir las cosas. Solo un buen equipo de trabajo, cohesionado y compacto, en el que todos van a una y se funciona como un reloj, permite que las tareas se realicen en tiempo y forma, y alcancen la excelencia.
Por tanto, conviene contar con un equipo bien centrado, que sepa a lo que va, que tenga capacidad para llevar a cabo las tareas asignadas y que actúe con eficacia y diligencia.
Y todo ello contando con un líder que confíe en su gente, que sepa gestionar su grupo, que conozca a cada miembro, y que trabaje en su motivación, en sus especializaciones y en sus proyectos de manera profesional.
Así que, si tu cuesta delegar tareas y procesos entre los miembros de tu equipo, tal vez estos consejos te resulten útiles para aprender a manejar a ese grupo que está ansioso por demostrar cuánto vale. Toma nota.
El primer paso que ha de dar un buen líder es conocer en profundidad al equipo con el que trabaja. Para eso, ha de saber qué competencias, habilidades y especialidades son las que tiene cada miembro que lo compone.
Para hacer una delegación eficaz, hay que saber cuál es la especialidad del empleado, qué competencias posee, qué volumen de trabajo puede gestionar sumando al que ya tiene en la actualidad, y cuál es su estilo en el momento de afrontar las tareas.
Con esta información y aplicándola de forma correcta, será difícil, por no decir imposible, que no se asignen las tareas de forma adecuada y acertada para que cada miembro del proyecto progrese en su nivel de productividad.
Para ello, conviene que te muestres confiado, pero siempre disponible. Si surgen dudas, tú estarás ahí para desbloquear a las personas y miembros del equipo que no saben con exactitud cómo avanzar en el proyecto.
El líder tiene la obligación de escuchar a su gente, aportando siempre soluciones, ayuda y elementos que permitan que el equipo se mantenga motivado y alerta.
Hay que proporcionar herramientas, recursos y todo lo que cualquier colaborador necesite para mantenerse activo, al día, trabajando y enfocado en los nuevos retos que vayan surgiendo.
Hoy en día se propugna mucho la creación de ambientes creativos, motivados, en el que los miembros de un equipo están dispuestos a aportar sus ideas y soluciones siendo escuchados, respetados y valorados.
En un entorno más libre, cualquier empleado, además, podrá emprender acciones que considere beneficiosas, sabiendo que está promoviendo su productividad y ampliando los horizontes del proyecto.
Ojo, no se debe confundir la supervisión con el espionaje. Aquí hablamos de que un líder estará al tanto de cuanto sucede en el equipo, del avance de los trabajos y de cómo se desarrolla el proceso para que el proyecto llegue a buen puerto. Pero no actuando como espía, cotilleando qué hace cada uno y promoviendo un mal ambiente laboral.
Así pues, la supervisión se realizará de forma natural, dependiendo de las tareas delegadas en cada miembro del equipo, sabiendo que el volumen de trabajo se está llevando de forma correcta y adecuada.
Así es como el líder analiza el funcionamiento de todo y ve los posibles obstáculos que pudieran provocar problemas entre los trabajos de su gente.
Mientras tanto, el líder supervisa, pero a su vez va dando solución a su lista de tareas, pues para eso ha delegado, pero no ha promovido que todos sus trabajos los lleven a cabo sus colaboradores. Es parte del grupo y está implicado al 100% en el proceso productivo.
Así pues, como jefe, se da autonomía e independencia a cada miembro, pero a su vez también se está al tanto de los avances, de las dificultades que puedan ir apareciendo, etc.
Por ello, para que todas las tareas se lleven a cabo de forma adecuada, como líder conviene que plantees unos objetivos claros y bien comunicados. También tendrás en cuenta los factores que pudieran influir, el tiempo invertido en cada tarea, las personas que se han de coordinar para su ejecución y las herramientas y recursos disponibles para llevarlas a buen puerto.
Un calendario con fechas límites de entrega también es útil para fomentar la motivación y el trabajo. Así, cada miembro del grupo sabe hasta dónde puede llegar, cuándo entregar, etc.
Estos calendarios permiten que nadie se confíe, pues los deadlines establecen fechas de ejecución, dando además tranquilidad una vez se van cumpliendo todos los hitos establecidos.
También será importante incluir un informe de resultados en el que se estipule cada paso que se da y para qué sirve. Todo ello actúa como marco de referencia para que el equipo sepa el nivel de ejecución.
Todo esto se pone en práctica para tener un control adecuado del ritmo de producción y el nivel de ejecución del proyecto, sin que se vaya de las manos en ningún momento. Así, todo el equipo cuenta con marcos de referencia para saber cómo seguir adelante.
Es importante que, como líder, además de delegar tareas, escuches siempre las sugerencias de tu gente. De esta forma, además de que ellos se sienten más valorados, también puedes mejorar el proyecto, pues cuentas con un equipo de personas especializadas cada una en su campo, y eso es un valor elevado e innegable que has de aprovechar.
Una vez el trabajo va bien avanzado o se ha terminado, conviene hacer un balance final para tener en cuenta los detalles de cara a próximos proyectos. Así se pueden analizar elementos como los obstáculos que se han encontrado en el camino, lo estimulante o no que ha sido todo lo realizado, los aspectos que pueden ser mejorables y todo el feedback que se pueda obtener para que se optimice la situación de cara al futuro.
Apunta estos tips finales a modo de recordatorio para que consigas delegar tareas de forma eficiente y racional:
Delegar tareas, en realidad, es sencillo si sabes cómo hacerlo bien. Si no te atreves o no sabes cómo empezar, recuerda contar con ayuda profesional, por ejemplo, con la de alguno de los coachs que puedes encontrar en nuestra plataforma y que estarán encantados de echarte una mano. Haz crecer tus proyectos creando equipos de alta empleabilidad y elevada productividad y da el siguiente paso en tu carrera profesional.
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